RFP란 무엇인가? (주의사항, 작성 요령 포함)

RFP는 Request for Proposal의 약자로 제안요청서를 의미한다.

 

발주자가 특정 과제의 수행에 필요한 요구사항을 체계적으로 정리하여 제시함으로써 제안자가 제안서를 작성하는데 도움을 주기 위한 문서이다. 제안요청서에는 해당 과제의 제목, 목적 및 목표, 내용, 기대성과, 수행기간, 금액(Budge), 참가자격, 제출서류 목록, 요구사항, 제안서 목차, 평가 기준 등의 내용이 포함된다. 

 

제안요청서는 시스템 설계에 사용자의 요구사항을 반영해 나중에 사용자의 제안이 잘 실행되고 있는지 판단하기 쉽게 만든다. 제안요청서를 만들면 현재 판매 회사의 상황을 잘 이해하고 있어야 한다.

 

프로젝트를 담당할 업체 또는 연구과제를 진행할 기업 및 학교를 선정하기 전에, 요구사항을 정리하여 후보 업체들에게 전달하는 문서이다.

 

Tip

제안요청서는 프로젝트를 발주하는 사람이 구축할 시스템이 언제부터 언제까지 얼마의 비용으로 무슨 기능을 할지에 대해 구체적으로 작성한 공식문서로써 프로젝트를 수주하는 업체가 제안서를 작성하는데 기초가 되는 문서이다. 따라서 제안요청서를 작성하는 것은 발주자 입장에서 프로젝트를 성공적으로 완료하는데 첫 단추를 꿰는 과정이므로 최선을 다해 제안요청서를 작성해야 한다.

 

제안요청서의 구성

프로젝트 기획서가 경영진을 통과 했다면 이제 프로젝트 발주를 위한 제안요청서를 만들 차례다. 제안요청서는 계약서와 같은 효력을 가지는 공식 문서이기 때문에 기획서보다 신중하게 작성해야 한다. 

정부와 공공기관에서 발주하는 프로젝트는 대부분 나라장터에 제안요청서를 공개하고 있기 때문에 제안요청서는 나라장터(http://www.g2b.go.kr)에서 쉽게 구할 수 있다. 정부에서 사용하는 제안요청서의 양식은 비슷하지만, 많은 문서들이 참고할 가치가 있는 훌륭한 내용을 담고 있다. 좋은 샘플을 다운로드 받아 제안요청서를 작성하면 초보자가 쉽게 범할 수 있는 실수를 많이 줄일 수 있다.

제안요청서는 발주 기관에 따라 약간의 차이가 있지만 크게 6가지 영역으로 구성된다. 첫 째는 사업 개요이다. 프로젝트 기획서에서 사용했던 추진배경, 필요성, 사업 범위를 좀 더 구체화 시켜서 다시 활용할 수 있다. 기대 효과를 포함하는 것은 담당자의 선택에 달려 있다.

두 번째는 현행 업무 분석인데, 이 부분 또한 프로젝트 기획서에 나와 있는 내용을 활용할 수 있다. 다만 회사 내부적인 보안사항이나 영업비밀 등이 포함되지 않도록 주의해야 한다.

세 번째 사업추진 방안 또한 프로젝트 기획서에 나와있는 내용을 구체화 시켜서 사용하면 된다. 프로젝트 기획서를 만드는 시점보다 제안요청서를 만드는 시점에 늦기 때문에 사용할 수 있는 기술과 일정, 비용 등이 다를 수 있다. 가급적이면 제안요청서 작성 시점에 전문 업체에게 최종 견적서를 다시 받아보는 것이 좋다.

네 번째 제안 요청 내용 부분이다. 제안요청서에서 가중 중요한 부분으로써 얼마나 제안 요청 내용을 구체적으로 잘 만드는 가에 따라 프로젝트 성공이 좌우될 수 있다. 사전에 업무 부서와 충분한 협의를 거쳐 요구사항을 구체화 시키는 것이 중요하다. 프로젝트 기획서 작성 시점과 제안요청서 작성 시점에 담당 부서와 요구 분석을 위한 업무 협의를 몇 차례에 거쳐야만 구체적인 요구사항을 얻어 낼 수 있다. 구체적인 요구사항을 제안요청서에 담는 것은 발주사와 수주사 모두에게 득이 되는 일이다. 발주사는 프로젝트의 성공 가능성을 높일 수 있고, 수주사는 원가 산정을 정확하게 할 수 있어 영업 이익 극대화가 가능하다.

다섯 번째는 제안 안내사항이다. 제안 요청서에는 프로젝트에 업체가 어떻게 입찰해야 하는지, 낙찰자를 어떻게 결정하는지 그리고 제안 평가할 때 평가 위원은 몇 명 들어오고, 제안 발표는 누가 할 것이면 가격 평가 점수와 기술평가 점수의 비중이 어떻게 되는지 구체적으로 나와 있어야 한다.

마지막으로 제안서 작성 안내 부분이 있는데 여기에는 제안서가 어떤 효력을 가지는지, 제안요청서와 제안서의 내용이 서로 상충되는 경우 어디에 있는 내용에 우선순위를 두는지에 대한 안내가 나와 있어야 한다. 그리고 제안서에 들어가야 하는 목차와 제안서를 어떻게 작성해야 하는가에 대한 구체적인 가이드 라인을 제시한다.